Unidad 9 : La gestión documental en un sistema de gestión empresarial
¿Qué es un ERP? Enterprise Resource Planning, es una aplicación informática que gestiona, de una forma integrada, todos los procesos de negocio de backoffice de una compañía.
Un ERP es una aplicación modular y abierta. Su modularidad permite implementar los paquetes o módulos que la empresa decida. Es abierta porque los módulos son adaptados (parametrizados en jerga ERP) para reflejar la identidad específica de la compañía. La implantación se puede realizar de forma gradual, implementando (o anulando incluso) los módulos a medida que las necesidades lo requieran.
En el siguiente gráfico podemos ver la estructura funcional habitual de un ERP. Los módulos podrán ser éstos u otros dependiendo de la marca del ERP.
El workflow es "el conjunto de tareas, procedimientos, organizaciones, personas, datos de entrada y de salida y herramientas que resuelven un proceso de negocio mediante un conjunto organizado y ordenado de pasos y decisiones". Consiste básicamente en implementar mediante una herramienta informática el conjunto de interacciones que se producen entre los individuos de una empresa (o incluso agentes externos) cuando éstos realizan tareas que por su carácter repetitivo pueden haber sido identificadas (llega una factura, el departamento que solicitó el bien o el servicio aprueba que éste fue entregado, la pasa al departamento financiero para su contabilización primero y para su pago después por los responsables de tesorería.)
Son varias las técnicas para diseñar workflows. Entre las principales figuran los diagramas y las tablas de estado. Veamos un pequeño ejemplo del diagrama de pago de una factura a pagar.
Referencia bibliográfica
Isabel Medrano, Luis Suárez Samaniego. Artículo 7.6. La gestión documental en un sistema de gestión empresarial [en linea]. En Cristòfol Rovira; Mari Carmen Marcos; Lluís Codina (dir.). Máster en Documentación Digital Barcelona: Área de Ciencias de la Documentación. Departamento de Comunicación. Universidad Pompeu Fabra, 2012. <https://www.documentaciondigital.org>.