Unidad 7 : Creación de un repositorio digital con recursos limitados

Un repositorio se define como un conjunto de servicios prestados por una institución a su comunidad para recopilar, gestionar, difundir y preservar su producción digital a través de una colección organizada, de acceso abierto e interoperable. Dicho de otra manera, un repositorio sirve para publicar en Internet, normalmente con acceso libre, una base de datos que incluye los documentos digitales o digitalizados que forman los fondos y colecciones de una unidad de información.

Según OpenDOAR, el directorio mundial de repositorios académicos de acceso abierto, existen actualmente en el mundo más de 2.100 depósitos digitales, de los cuales 1.023 son europeos y 178 latinoamericanos. En España, desde la creación en 2001 del repositorio para tesis doctorales TDR (Tesis Doctorales en Red) se han creado 91 repositorios de acceso abierto.

En las últimas décadas del siglo XX hubo tres fenómenos que dieron lugar al movimiento Open Access, que se define como el movimiento mundial puesto en marcha por las instituciones que financian la investigación, con la finalidad de depositar en la red y de forma gratuita la producción académica y de investigación de todas las disciplinas:

• La necesidad de diseminar la literatura gris, aquella investigación que solo se difundía a través de los contactos del propio autor y que no dejaba de estar oculta

• La “serial crisis”, el aumento constante del coste de suscripción a las revistas por parte de las bibliotecas

• Los avances en la edición digital y en la comunicación a través de la red.

Existen varios tipos de repositorios, aunque los más habituales son los repositorios institucionales, normalmente creados por servicios de información de instituciones académicas para garantizar el acceso a la producción científica generada por sus miembros en el cumplimiento de sus funciones.

Los repositorios cooperativos son los creados entre diversas instituciones relacionadas entre ellas por algún con la finalidad de servir de repositorio institucional a aquellas instituciones que no puedan o no quieran mantener un repositorio propio; para agrupar documentación con la finalidad de aumentar su visibilidad y la de la investigación producida en su ámbito de actuación; y para obtener servicios de valor añadido que difícilmente se pueden obtener a nivel local.

Los repositorios temáticos son aquellos creados con la finalidad de agrupar los documentos de investigación sobre una temática concreta, y que habitualmente funcionan de manera suprainstitucional, a partir de las aportaciones que realizan los autores en servicio de autoarchivo. Gracias a su especificidad temática y las herramientas de alerta que suelen ofrecer, son repositorios muy útiles para los investigadores.

Finalmente, la capacidad que tienen muchas instituciones para producir y mantener sus propios repositorios ha posibilitado que organizaciones de toda índole hayan abierto sus fondos a la comunidad mundial.

Para la implementación de un sistema de repositorio se deben seguir algunos pasos básicos. El primero de ellos pasa necesariamente por realizar un diagnóstico de situación, que deberá tener en cuenta la planificación estratégica de la institución en la que se quiere crear el repositorio, a fin de sumar esfuerzos entre las áreas de la organización y dar cumplimiento a la estrategia genérica existente. El proceso de diagnóstico debe incorporar la búsqueda de fuentes alternativas de financiación a las de la propia institución, bien por medio de ayudas públicas, bien a partir de patrocinios privados.

Durante la planificación estratégica se deberá decidir también si es más conveniente implementar un repositorio institucional propio o bien participar en un repositorio cooperativo ya existente. A continuación se muestra un cuadro con las ventajas de cada una de las alternativas.

El segundo paso será conocer y estudiar bien los derechos y la propiedad intelectual de los documentos. Es imprescindible contar con la autorización del autor o de sus herederos para poder incluir sus obras en el repositorio.

El tercer paso es determinar el tipo de hardware y software necesario para la implementación del repositorio. Por lo que afecta al tipo de servidor que lo soportará, la elección entre un sistema de arquitectura informática local o externa depende de diversos factores, básicamente relacionados con las finanzas de la institución.

El cuarto paso consiste planificar, es decir, en trazar los pasos a seguir a corto y medio plazo hacia un escenario deseado a largo plazo, y asignar los recursos necesarios, personales y materiales, para que cada paso sea realizado satisfactoriamente, en un calendario que responda a los compromisos del proyecto con la institución.

Otro paso importante es la publicación y evaluación del repositorio. La Fundación Española para la Ciencia y la Tecnología (FECYT) y la Red de Bibliotecas Universitarias (REBIUN) han editado recientemente la ejemplar Guía para la evaluación de repositorios institucionales de investigación, coordinada por José Manuel Barrueco, que sistematiza un proceso de evaluación de repositorios institucionales, y es ampliable a todo tipo de depósitos digitales.

Por último, es esencial programar, desde el inicio del proceso de implementación del repositorio, las estrategias de comunicación que se llevarán a cabo, teniendo en cuenta la diversidad del tipo de usuarios o clientes del repositorio.

Referencia bibliográfica

Ciro Llueca; Sandra Reoyo. Artículo 6.9. Creación de un repositorio digital con recursos limitados [en linea]. En Cristòfol Rovira; Mari Carmen Marcos; Lluís Codina (dir.). Máster en Documentación Digital Barcelona: Área de Ciencias de la Documentación. Departamento de Comunicación. Universidad Pompeu Fabra, 2012. <https://www.documentaciondigital.org>.