Unidad 5 : Digitalización de documentos
Un ordenador solo es capaz de manejar formatos digitales de información. La información puede estar codificada originalmente (códigos ASCII, EBCDIC, etc), o ser de tipo analógica (documento original), que deberemos convertir en una representación digital que permita ser procesada por un Sistema de Gestión Electrónica de Documentos (SGED).
Organizaciones privadas y públicas en sectores como industria, banca, seguros, sanidad, educación y otros, han incrementado de forma exponencial la utilización del papel para poder desarrollar su actividad. La búsqueda continua de soluciones que permitan mejorar los problemas asociados al manejo de ingentes cantidades de papel, junto con la evolución de ciertas tecnologías clave en los campos de la información y las comunicaciones, han permitido el desarrollo de los Sistemas de Gestión Electrónica de Documentos (SGED) disponibles actualmente.
Un Sistema de Gestión Electrónica de Documentos incluye habitualmente los siguientes componentes:
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Escáneres, que digitalizan los documentos (normalmente papel) y lo convierten en una imagen digital en formato tratable por el sistema informático.
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Almacenamiento, que incluye dispositivos magnéticos u ópticos capaces de contener y permitir el acceso a las imágenes digitalizadas y sus metadatos.
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Unidad de Proceso, encargada de la ejecución y control del software y periféricos del SGED, que incluye: la aplicación de Gestión Electrónica de Documentos (captura, clasificación y visualización), el sistema de workflow (si exite) y la base de datos (DBMS) de tipo documental o relacional.
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Comunicaciones, para transferir las imágenes y metadatos entre los elementos locales y/o remotos del sistema.
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Impresoras, Monitores u otros dispositivos capaces de poder reproducir las imágenes originalmente digitalizadas.
Por digitalizar se entiende el proceso de transformar algo analógico (algo físico, real de precisión infinita), en algo digital (un conjunto finito de precisión determinada de unidades binarias). Es decir, se trata de tomar una imagen (papel o film) y convertirla en un formato tratable informáticamente.
En el momento de acometer el proyecto de digitalización de documentos, la institución puede optar por realizar la totalidad de los procesos internamente o externalizarlo, es decir subcontratarlo a una empresa especializada externa.
Referencia bibliográfica
Ismael Fuentes. Artículo 6.5. Digitalización de documentos [en linea]. En Cristòfol Rovira; Mari Carmen Marcos; Lluís Codina (dir.). Máster en Documentación Digital Barcelona: Área de Ciencias de la Documentación. Departamento de Comunicación. Universidad Pompeu Fabra, 2012. <https://www.documentaciondigital.org>.