Unidad 1 : La normalización de la descripción archivística

La descripción archivística hace referencia tanto al análisis formal y de contenido de los documentos, como a su localización física. La descripción es necesaria en todas las fases del ciclo de vida de los documentos, pero no es única ni homogénea: la descripción debe adaptarse a la estructura de organización de los fondos y a las distintas necesidades de localización de los documentos y de recuperación de la información que se plantean en la fase de gestión, en la fase intermedia o en la fase histórica.

En los últimos diez años se han realizado grandes avances en la normalización o estandarización de las técnicas archivísticas. Pero dichos avances también han puesto en evidencia el retraso en la normalización archivística si lo comparamos con otras disciplinas como la biblioteconomía, la documentación o la museología.

Pedro González concreta la normalización de la descripción en cuatro aspectos:

• La estructura de los datos: qué elementos o campos de descripción deben utilizarse y en qué orden.

• La normalización del contenido: cómo debe presentarse el contenido de cada elemento o campo de descripción.

• La normalización de los distintos tipos de instrumentos de descripción.

• La normalización de los lenguajes de indización, recuperación o acceso a la información.

ISAD(G) se plantea como una guía general para la elaboración de descripciones archivísticas, la cual debe utilizarse como base de referencia internacional para el desarrollo de normas nacionales de descripción o como complemento de éstas cuando ya existan. Esta norma se propone la descripción de cualquier tipo de documento de archivo y en cualquier fase de su ciclo de vida, y tiene como finalidad:

• Garantizar la formulación de descripciones compatibles, apropiadas y que se expliquen por sí mismas.

• Facilitar la recuperación y el intercambio de información sobre documentación archivística, independientemente del país o centro de custodia.

• Permitir compartir datos de autoridades productoras de documentos.

• Posibilitar la integración de las descripciones de diferentes archivos en un sistema de información unificado.

La norma ISAAR (CPF) nace como una derivación de la norma ISAD (G) y desarrolla los aspectos relacionados con el control de la forma y el contenido de los puntos de acceso en los sistemas de información archivística, centrándose en el control de los puntos de acceso vinculados a la producción de los documentos es decir, a los órganos productores.

El método de descripción es uno de los elementos fundamentales en que se sustenta el sistema de gestión integral de la documentación, y supone la creación de un formato único y a la vez global, que permita la descripción en cualquiera de los niveles posibles y de todos los tipos documentales existentes. Este método de descripción debe incidir en:

• Estructura de la descripción: debe definir cuáles son los campos que forman el método de descripción y como se sistematizan.

• Normalización del contenido: debe definir como debe introducirse y presentarse la información contenida en cada campo.

• Formatos de descripción: debe establecer cuáles son las estructuras descriptivas que se deriven de la estructura estándar.

• Campos esenciales y optativos en cada formato: debe definir cuáles son los campos que deben informarse obligatoriamente y cuáles no.

• Campos de indización o puntos de acceso a la información: debe fijar cuales serán los campos que permitirán la recuperación de la información.

La NODAC (Norma de Descripció Archivística de Catalunya) es el instrumento creado para desarrollar la Norma ISAG(G), para hacerla compatible con otras normas específicas y para adecuarla a la realidad de los archivos de Cataluña. Así, la Nodac es el instrumento que los archivos catalanes tienen que utilizar para la elaboración de las descripciones archivísticas. Y por tanto, en Cataluña ya se dispone de un instrumento para normalizar todos los trabajos de descripción.

Referencia bibliográfica

Glòria Mora. Artículo 6.1. La normalización de la descripción archivística [en linea]. En Cristòfol Rovira; Mari Carmen Marcos; Lluís Codina (dir.). Máster en Documentación Digital Barcelona: Área de Ciencias de la Documentación. Departamento de Comunicación. Universidad Pompeu Fabra, 2012. <https://www.documentaciondigital.org>.