Foro 5

Enunciado

Analice las ventajas e inconvenientes de la externalización de la digitalización de documentos que se comentan en el artículo. Si es aplicable, contextualice este análisis en su institución, proponiendo una de las tres alternativas que se mencionan: producción interna, externalización parcial o externalización total. Si el análisis no es aplicable a su institución, contextualice su comentario en alguna institución conocida.

Aportación personal

Hola,

Echando un vistazo a las ventajas e inconvenientes que se comentan en el artículo considero que se puede tomar una decisión firme sobre si externalizar o no la digitalización en un contexto concreto. Si se conocen bien los recursos de la empresa y su cultura institucional es relativamente sencillo tomar una decisión.

En mi opinión, hay ciertas tareas que es mejor externalizar, y en este caso creo que la digitalización es una de ellas. Está claro que todo depende de los recursos de los que se dispongan y del valor de la documentación con la que se trata, ya que si éste es muy alto no considero conveniente externalizar el servicio.

Pero en cualquier caso en el que la empresa disponga de los recursos suficientes como para externalizar el servicio, creo que sería una buena alternativa.

Yo misma estuve en una empresa donde se decidió digitalizar gran parte del fondo y que los empleados serían los encargados de hacerlo. Por muchas reuniones y votaciones sobre cómo organizar la tarea, hasta que no se empieza a hacerlo no se tiene una idea del tiempo, de los recursos y de la técnica necesaria para llevarla a cabo. Esto supone una pérdida considerable de tiempo, ya que la organización de la tarea se va perfilando a medida que se van conociendo los problemas y exigencias de la actividad. Por otro lado, supone una pérdida considerable de tiempo para los trabajadores, que deben reorganizar sus tareas para poderlas compatibilizar con las nuevas actividades de digitalización. Además, cada persona lleva un ritmo y una manera diferente de trabajar, lo que implica que el calendario y resultados vayan variando en función de la destreza, atención y aptitudes de los trabajadores.

Esta experiencia me da motivos suficientes para pensar en la externalización de la digitalización como la mejor alternativa. En este caso se deberá buscar una empresa de confianza, profesional o con cierto prestigio para encargar dicha tarea.

En el supuesto caso que se trate de un fondo con mucho valor, se podría plantear la posibilidad de externalizar la digitalización de una parte del fondo y dejar para la propia empresa el más valioso. Aunque en algunos casos la empresa externa puede resultar más efectiva con este tipo de documentación que la propia empresa. Supongo que todo depende de los recursos de los que se dispongan, la cantidad de documentación que se deba digitalizar y el valor de esta.

Andrea