Foro 3

Enunciado

Un tema muy importante en la conservación de los documentos electrónicos es la distribución de responsabilidades. Pero la competencia de la conservación sigue perteneciendo, legal y moralmente, a los archivos. ¿De qué forma se podría compaginar esta doble obligación? ¿Quién se debe responsabilizar de la preservación digital en una empresa o en un organismo público?

La variada estructura y naturaleza de los documentos electrónicos no favorece su gestión integrada y conjunta. Su tipología va desde bases de datos corporativas que dan soporte a aplicaciones de gestión, hasta la variedad de documentos creados con herramientas de oficina que se acumulan en las redes locales de cualquier empresa u organización, pasando por las sedes Web y los documentos multimedia. ¿Cuáles son los factores que podrían integrar la gestión de tan variado elenco de documentos? ¿Los repositorios electrónicos (tipo DSpace) son la solución a esta dispersión?.

Aportación personal

Hola,

Durante los últimos años he ido creyendo más en la idea de que no debería haber profesionales específicos para actividades concretas. Me explico, considero que la idea de trabajo colaborativo es cada vez más importante y que los profesionales deberían trabajar conjuntamente para poder realizar mejor los trabajos. Y el mundo de los archivos no es una excepción. Los profesionales de la documentación no deberían tener toda la posesión de la verdad respecto a temas de conservación y preservación se refiere, los informáticos y demás agentes implicados en el ciclo de vida de los documentos deberían poder ayudar a decidir qué estrategias seguir para la conservación o no de documentos. Esto coge más relevancia en la actualidad, que muchos de los documentos son electrónicos y entra en juego el término digital. Por lo tanto, la responsabilidad de la preservación digital en una empresa debería ser para todas las personas que intervengan en el ciclo de vida de los documentos, desde los trabajadores y los informáticos hasta los expertos en documentación. De este modo se podrían contemplar todos los puntos de vista y poder llegar a establecer políticas de preservación más firmes y consensuadas, teniendo en cuenta todos los intereses.

Andrea  

Segunda aportación

Muchas gracias Jordi. La verdad es que aunque en muchas organizaciones el trabajo colaborativo es ya una realidad, es sorprendente ver cómo aún existen otras donde ni siquiera se lo plantean. Mi experiencia en algunos centros y empresas me ha permitido comprobar cómo aún existen organizaciones donde los departamentos y los profesionales no se comunican entre sí. Esto hace que los resultados sean mucho menos eficaces y que respondan a intereses particulares. De modo que conocemos bien la teoría, pero no siempre se lleva a la práctica.

Por otro lado, es cierto lo que comentas de la creciente especialización, pero considero que esto es algo que no debería estar reñido con la comunicación entre los profesionales. Es positivo que existan profesionales especializados en las tareas que llevan a cabo, pero a lo que me refería en la primera aportación, es que estos no deberían trabajar sólo y exclusivamente en su ámbito de especialización, sino que deberían dar a conocer sus actividades, sus objetivos y sus resultados con los demás profesionales. De este modo se entendería bien la actividad de cada profesional, cómo trabajan y con qué fin, y así se podría trabajar hacia un único camino, que debería ser el de conseguir los objetivos de la organización. Al fin y al cabo una empresa consiste en un engranaje de profesionales que deben mirar por el bien del conjunto, y esto solo se puede conseguir colaborando entre sí y entendiendo las funciones e intereses de cada parte.

Un saludo.