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Enunciado

¿Qué es mejor, utilizar un indizador automático o invertir en el diseño y la creación de una base de datos documental completa?

Puede que la inversión superior en una base de datos salga rentable desde el primer año con las economías de escala y el incremento de eficacia... ¿Qué hacer?

Uno de los abogados afirma saber que se puede utilizar una tercera opción: se escanean todos los documentos para obtener una imagen facsímil de ellos y se introducen directamente en una base de datos que puede ser la misma base de datos relacional que ya usan para mantener el mailing de clientes (Access, por ejemplo) . La confusión ahora aún es más grande ¿Qué hacer?.

Aportación personal

Hola,

Resulta realmente complicado decantarse por una de estas opciones sin conocer a fondo la situación del bufete, todas tienen sus ventajas y sus inconvenientes y su aplicación dependería de los recursos de los que se dispongan. De todos modos, pensando en la cuestión principal, que en este caso sería la recuperación de la información, yo me decantaría por implantar una base de datos.

Aunque en un primer momento esta vía sea la que requiera de más recursos y suponga más costes, a largo plazo es la que más rentabilidad va a dar al bufete. Seguramente, con la implantación de cualquiera de las otras soluciones se consiguiera un efecto inmediato y a un bajo coste, pero seguramente a lo largo del tiempo y a medida que el fondo documental del bufete fuera en aumento, se tendría que crear una base de datos. Es decir, que a la larga se tendría que asumir este coste para poder hacer frente al aumento de documentación, lo que nos llevaría otra vez al mismo punto. De este modo yo me decantaría por crear una base de datos, así, si el fondo aumenta no supondrá un problema.

Además, considero que merece la pena invertir en la creación de una base de datos ya no sólo por prever problemas futuros, sino porque es la mejor opción para tratar documentos textuales. Las bases de datos documentales están preparadas para explotar información textual, que es la que se utiliza en el bufete, también permiten indizar el contenido de todos los campos y éstos tienen una extensión variable, lo que resulta muy útil tratándose de documentación de tipo textual. Además, se pueden utilizar controles terminológicos y lenguajes documentales, lo que ayudaría en la recuperación de la información y facilitaría la búsqueda a los trabajadores. A consecuencia de todo esto se conseguiría reducir el tiempo de búsqueda y de trabajo en general, ya que no se duplicarían tareas, costes que acaban compensando los recursos invertidos en la creación de la base de datos.