Unidad 3 : Preservación y conservación del patrimonio digital
Un documento es cualquier información fijada, de forma permanente, sobre un soporte. El hecho de estar fijada en un soporte da a la información la posibilidad de ser utilizada con posterioridad a su primera transmisión, funcionando a modo de testimonio de un hecho determinado.
La autenticidad de los documentos es la que les permite conservar los valores administrativos e históricos a lo largo de todo su ciclo de vida, y es asimismo lo que determina su utilización primaria y secundaria.
Un documento, para ser capaz de cumplir con el fin para el que ha sido creado (obligar, probar o informar), debe conservar estos elementos completos a lo largo de todo su ciclo de vida. El grado de completitud determina dos aspectos del documento:
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Fiabilidad: es decir, que el contenido del documento es cierto.
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Autenticidad: el documento se mantiene exactamente igual después de cada transacción realizada durante su ciclo de vida, es decir, que al acabar su período de vigencia el documento conserva íntegro el grado de fiabilidad que tenía en el momento de su creación.
Los distintos elementos que componen un documento se pueden agrupar en tres partes básicas, que juntas convierten al documento en el testimonio de un hecho o de una transacción. Estas son:
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Contenido
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Estructura
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Contexto
El documento informático puede presentarse en dos estados:
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On-line: es el momento de la comunicación, cuando el receptor percibe el documento informático como un todo, y puede trabajar con él. Es cuando el documento informático tiene existencia lógica.
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Off-line: simultáneamente, esté en línea o no, el documento informático existe como una serie 1 y 0 marcados de forma permanente en un determinado soporte. Es cuando el documento informático tiene existencia física.
En la vida del documento se identifican dos fases: una fase activa, durante la cual se debe conservar la integridad de los documentos a lo largo de todas sus utilizaciones, y una fase inactiva, en la que se debe conservar la integridad de los documentos desde su última utilización hasta el momento que la Ley especifique a través de los calendarios de conservación. En el caso de los documentos con valor histórico, esto implica que se deben conservar de forma permanente, condición que da origen a una serie de problemas cuando es exigida a los documentos informáticos.
El problema más grave es la conservación de la legibilidad. Los documentos informáticos tienen una dependencia absoluta de un entorno tecnológico en constante evolución. Una adecuada política de migraciones periódicas, bien de un formato propietario anterior a uno posterior, o bien manteniendo siempre los datos en formatos de bajo nivel, se evidencia como la solución más aceptada.
Referencia bibliográfica
Jordi Serra Serra. Artículo 6.3. Preservación y conservación del patrimonio digital [en linea]. En Cristòfol Rovira; Mari Carmen Marcos; Lluís Codina (dir.). Máster en Documentación Digital Barcelona: Área de Ciencias de la Documentación. Departamento de Comunicación. Universidad Pompeu Fabra, 2012. <https://www.documentaciondigital.org>.